1. Décision et Délibérations du Conseil municipal : Travaux, budget, financements.

• Séance du 18/11/1992 :

. Projet de rénovation de la salle de spectacles d’Astaffort pour un montant total de

3.154.139 F TTC.

. Première tranche votée en 1992 : 1.215.721.16 F TTC.

• Séance du 30/03/1993 :

. Présentation au conseil de la seconde tranche pour 1.876.418 F TTC à réaliser en 1993 :

• Travaux salle de spectacles : 1.338.418 F

• Aménagements intérieurs : 550 000 F

. Ces dépenses sont équilibrées par des recettes attendues :

• 420 000 F du Conseil Général,

• 18 532 F de la DGE,

• 500 000 F de la DRAC

• et le recours à l’emprunt pour 395 986 F.

. Programme d’investissement pour 1993 : rénovation d’une structure d’accueil dénommée «  maison des associations » pour la somme de 994 752 F.

• Séance du 19/05/1993 :

. Adoption des devis définitifs de l’opération «  projet global de restructuration de la salle de spectacles et aménagement de la maison des associations / structure d’accueil », pour un montant de 2.460.908.66 F.

. Budgétisation des aménagements intérieurs : 550.000 F et recours au marché négocié

• Séance du 19/08/1993 :

. M.  le 1er adjoint, présente au Conseil le récapitulatif des travaux définitifs, avec des avenants positifs et négatifs.

. Le Conseil décide de solliciter du Crédit local de France un prêt de 578.000 F au taux fixe de 7,9 % remboursable sur 15 ans.

N.B. : cet emprunt s’est terminé en 2009.

• Séance du 27/10/1993 :

. M. le 1er adjoint présente le récapitulatif définitif des dépenses à engager et demande au Conseil d’adopter un deuxième avenant pour la somme de 70971 F concernant les gros travaux et la somme de 32971 F pour les aménagements intérieurs , au budget supplémentaire 1993.

. M. le maire rappelle au Conseil que la dépense totale s’établit à 3 867 609 F et revient sur le plan de financement : des subventions, un emprunt et des fonds propres.

Le Conseil décide de solliciter une nouvelle subvention de 500 000 F auprès de M. le ministre de la Culture pour clôturer la 2^ème tranche de travaux.

• Séance du 05/05/1994 :

.Le Conseil adopte un avenant au marché «  gros travaux » de la structure d’accueil pour 61 907.03 F.

• Séance du 10/06/1994 :

Le Conseil décide de recourir à l’emprunt pour financer une partie des travaux de la structure d’accueil auprès du Crédit local de France :

. Montant : 1 316 000 F au taux de 6,60 %, durée : 15 ans.

. Fin des remboursements : 2009.

• Séance du 07/09/1994 :

. Pour équilibrer le coût de la 2^ème phase de travaux de la structure d’accueil, le Conseil décide de solliciter une subvention du Conseil Régional de 219 146,54 F.

• Séance du 20/12/1995 :

. Suite à la demande d’un conseiller fortement impliqué sur le projet, le Conseil décide l’agrandissement de l’école de musique en créant deux salles supplémentaires au 1^er étage, une salle de rangement et un bureau d’accueil au rez-de-chaussée. Les devis représentent 911 427,26 F.

. Le Conseil sollicite une subvention au titre de la dotation globale d’équipement à la préfecture, et une autre au Conseil Général.

. Le plan d’investissement pour 1996 fait apparaître, à la ligne

«  extension Ecole de musique » :

Coût de l’opération Subvention montants attendus

755 744.00 F 35 % 264 510 ,40 F Département

491 233,60 F Fonds privés

Dépense estimée restant à la charge de la commune : 0.

• Séance du 29/05/1996 :

Le Conseil Général a attribué une subvention de 264 510 F pour l’extension de l’école de musique. Le Conseil décide de procéder au choix de l’architecte en recourant à un marché négocié. L’appel d’offres interviendra en juillet pour que les travaux débutent en septembre.

. Il est décidé de recourir à un marché par appel d’offres ouvert pour les gros travaux, décomposés en 11 lots.

• Séance du 04/10/1996 :

. La commission d’appel d’offres sera réunie le 8/10 pour que les travaux puissent commencer début novembre 1996.

• Séance du 07/11/1996 :

. Le Conseil décide de désigner un coordonnateur de sécurité et de protection de la santé pour suivre les travaux (obligatoire depuis la loi du 31/12/1993).

• Séance du 29/08/1997:

. Le Conseil adopte 2 avenants au marché qui représentent une diminution globale de 1154 F du marché initial.

2. Conditions d’utilisation de la salle de spectacles  dénommée « MUSIC’HALLE »:

• Séance du 27/10/1993 :

. M . le maire indique que la salle de spectacles est fonctionnelle depuis le 08/10/1993.

. Le Conseil municipal fixe les tarifs de location : salle, chauffage, électricité et précise que la gestion du planning d’occupation est confiée à l’Association «  Voix du Sud », qui est chargée de remettre les clés, d’établir l’état des lieux et de relever les compteurs. ( annexe 14).

• Séance du 15/03/1994 :

. Modification des tarifs de location de la Music’halle pour 1994 ;

. Instauration de 2 tarifs distincts : particuliers de la commune et hors commune, prix à la demi-journée ou à la journée.

• Séance du 24/03/1994 :

. Fixation des tarifs à appliquer pour l’utilisation de la structure d’accueil : tarifs d’hébergement pour 9 chambres avec salles de bains et 7 salles de répétition ou de travail, modulables en fonction du nombre de stagiaires ;

. Tarifs pour la mise à disposition de la cuisine et de la salle de restaurant.

• Séance du 25/02/1998 :

. Décision de facturer les frais de chauffage et d’électricité de la Music’halle aux utilisateurs moyennant 100 F de forfait abonnement + le coût des KWatt consommés.

• Séance du 08/10/1998 :

. Le Conseil mandate l’association Voix du Sud pour l’organisation d’une programmation de spectacles pour 1998 et 1999, organisés par l’ODAC.

• Séance du 10/03/2000 :

. Le Conseil renouvelle son mandat pour 2000 et 2001.

• Séance du 30/05/2002 :

. Le Conseil décide d’équiper la music’halle en matériel son et éclairage. Le devis est de 42321 € TTC. L’assemblée sollicite une subvention du Conseil régional (montant non précisé).

• Séance du 04/12/2002 :

. Renouvellement de la convention donnant mandat à Voix du sud pour la programmation de spectacles sur les exercices 2002-2003.

. Le Conseil s’engage à voter annuellement, à l’élaboration du budget, une somme correspondant à une aide au déficit de l’association.

• Séance du 22/09/2003 :

. Projet d’investissement sur 2 ans :

Equipement de la music’halle en son et lumières et aménagement de la sécurité sur la RD 15 : montant total estimé 194 000€.

. Le conseil décide de recourir à l’emprunt auprès de la Caisse d’épargne :

• prêt court de 97000 € au taux de 2.50%,

• prêt à échéances choisies DUO de 97000 € sur 15 ans, au taux de 4.35%.

• • • • Séance du 22/06/2007 :

L’association Voix du Sud présente au Conseil le projet de Centre des Ecritures ayant pour objet de favoriser l’écriture dans le domaine de la chanson. Un directeur a été recruté. L’association a renégocié la participation de ses partenaires : SACEM, collectivités locales, et a trouvé un soutien financier auprès de La Poste. Un conseiller fortement impliqué sur le projet souhaite qu’une convention soit passée avec la commune pour permettre à la Music’halle de jouer son rôle de salle de spectacles.

• • • • Séance du 16/07/2007 :

. Le Conseil approuve la convention d’objectifs à passer avec l’association Voix du Sud concernant le centre des écritures de la chanson, et approuve la convention de mise à disposition des locaux de la maison des associations à Voix du Sud.

. Il est demandé qu’un article de cette convention prévoie qu’une réunion de suivi et d’évaluation des actions ait lieu chaque année au mois de janvier.

• • • • CONVENTION rédigée le 09/01/2008 :

1. Une convention de mise à disposition des locaux à titre gratuit est rédigée, valable au 01/01/2007 pour 3 ans, renouvelable par tacite reconduction par périodes de 3 ans :

1. 2007-2008-2009

2. 2010-2011-2012

3. 2013-2014-2015

Elle pourra être dénoncée 6 mois avant la date de son échéance ou renouvellement par lettre recommandée avec AR.

Cette convention précise que les bureaux, la salle de cours et la pièce de rangement contiguë sont à disposition permanente et exclusive de Voix du Sud.

Elle décrit également les locaux qui sont à usage partagé, en précisant que Voix du Sud est prioritaire. (Annexe 19)

2. Une convention d’objectifs, signée le 9/01/2008 définit les projets du Centre des Ecritures de la chanson ainsi que ses objectifs. Elle prévoit des actions locales de diffusion et de formation.

Cette convention rappelle les obligations de la commune pour la mise à disposition gratuite des locaux et prévoit que la médiathèque municipale gère un fonds documentaire ayant pour thème la chanson. (acquis par Voix du sud avec l’aide du mécénat de la Poste).

Elle prévoit également une réunion annuelle de suivi avec la municipalité.

. Durée : 3 ans : 2007/2008/2009

. Tacitement reconductible. (Annexe 20).

3. Gestion de la Maison des Associations/ Structure d’accueil :

• Séance du 10/06/1994 :

. Le Conseil municipal décide que les locaux seront mis gratuitement à disposition de l’association Voix du Sud qui se chargera de l’encaissement des produits de l’hébergement. Les frais de réparations ainsi que les charges de fonctionnement seront à la charge de la commune. (annexe 16)

. Une convention est rédigée dans ce sens entre le maire et le président de l’association. Elle est renouvelable chaque année par tacite reconduction. (annexe 17).

. Cette convention prévoit la gestion du calendrier d’occupation de la maison des associations par Voix du Sud. (Signée le 10/06/1994 et approuvée par la préfecture le 26/07/1994).

. Le Conseil adopte une nouvelle grille de tarifs : révision et simplification. ( annexe 18).

• Séance du 04/08/1994 :

. M. le 1er adjoint annonce que le premier stage a eu lieu en juillet 1994, et que l’agrément de la D.D.J.S. a été délivré ( Direction Départementale de la jeunesse et des sports).

• Séance du 23/12/1994 :

. Création d’un tarif de location du réfectoire de la structure d’accueil à des particuliers.

• Séance du 29/05/1996 :

. Suppression de la location des dortoirs à des particuliers ainsi que des chambres au mois à des personnes privées,

. Il est décidé de réserver l’hébergement de la structure d’accueil à des groupes de type associatif.

• Séance du 04/10/1996 :

. Une convention d’utilisation des locaux sera élaborée entre la commune et l’école de musique.

. La convention signée avec Voix du Sud sera remaniée.

• Séance du 12/03/1997 :

. Le Conseil décide de fixer un tarif de location des salles de la structure d’accueil pour des associations ou particuliers hors commune.

• Séance du 11/03/1999 :

. Modification des tarifs de location de la structure d’accueil, fixés en fonction du nombre de stagiaires accueillis.

. Fixation d’un tarif dégressif pour location de la Music’halle plusieurs jours successifs.

• Séance du 29/10/2002 :

. Le Conseil décide de créer une régie de recettes «  droits d’occupation, structure d’accueil, maison des associations » ayant pour mission de recouvrer les recettes.

. Nomination d’un régisseur titulaire et un remplaçant le 28/11/2002.